Des outils de planification utilisés, on peut retenir à grands traits ce qui suit :
- Le plan d’opérations élaboré pour les cinq ans de l’exécution du plan opérationnel
- Le plan annuel de travail programme : ils sont élaborés annuellement pour chaque composante conformément à leurs objectifs spécifiques
- Le plan de travail trimestriel
IV.1 Le plan d’opérations
Le plan d’opérations est élaboré pour accompagner la mise en œuvre du plan opérationnel. Ce plan de travail résume les grands axes de réalisation, les calendriers et les responsabilités pour deux ou plusieurs années.
IV.2. La planification annuelle
Une planification annuelle est le choix des activités qu’on veut exécuter pendant l’année ou la campagne.
• Le Plan de travail et de budget annuel (PTBA)
C’est un outil qui aide à tirer méthodiquement et concrètement parti, sur une base annuelle, des informations et des idées sur les aspects tant techniques que financiers de l’exécution du projet. Il importe de souligner que la planification ne se limite pas à la programmation (calendriers et choix des instruments). Son objet principal est de définir la meilleure approche en fonction des besoins et de la nature de l’objet du suivi et de l’évaluation.
A cet effet, l’élaboration du PTBA s’impose aux Coordonnateurs de projets, au Gestionnaire des Programmes et au Comité de Pilotage des Programmes.
IV.3 La planification trimestrielle
La planification trimestrielle permet de passer en revue les activités réalisées au cours du dernier trimestre et planifier les activités pour la période à venir.
IV.4. Le tableau de planification
Le tableau de planification est comme une grille dans laquelle on peut ajouter ses idées. Il y a des colonnes et des lignes. On y note simplement les activités, les temps, les montants d’argent et les responsables.
Tableau : Exemple de Schéma de Plan de travail trimestriel
| N° | Activités | Responsable | Associé | Calendrier | observations |
Le plan de travail annuel est conçu de la façon suivante
La huitième montre le calendrier. Elle est divisée à son tour en 12 colonnes étroites. Chaque colonne étroite représente un mois. Au-dessus on écrit Calendrier. La première colonne étroite est le premier mois d’activités. On donne en haut le nom du mois.
La dernière colonne représente les observations
Tableau: Exemple de PTBA
| N° | activités et sous activités | Indicateurs | Programme | Budget | Source de financement | Responsable | Appui technique | Calendrier | Observations |
IV.6. Outils de planification
Pour rendre la planification plus efficiente, dans la gestion des projets et des programmes, il faut introduire l’utilisation des logiciels Msproject et WBS.